Là một khái niệm hoàn toàn mới đối với nhiều người, kick off được coi là một trong những yếu tố quan trọng nhất để cải thiện tinh thần của nhân viên trong quản lý nguồn nhân lực. Vậy kick off là gì và chủ doanh nghiệp cần lưu ý những yếu tố nào để triển khai hiệu quả? Hãy cùng PERU-SCHOOL.COM tìm hiểu ở phần bình luận bên dưới.
Mục lục
1. Kick off là gì?
Khái niệm kick off rất đa dạng và được áp dụng trong nhiều lĩnh vực như thể thao, hội họp hay kinh doanh. Sau đây, chúng ta sẽ tập trung tìm hiểu trong kinh doanh và doanh nghiệp.
Trong kinh doanh, là bắt đầu hoặc mở đầu một dự án. Khái niệm này xuất hiện khi các bên chính thức liên quan đến nhau và làm việc cùng nhau để hoàn thành dự án.
Vai trò then chốt là tạo ấn tượng ban đầu cũng như tạo niềm tin với khách hàng, đối tác. Từ đó, các đối tác và cộng sự sẽ đưa ra các kế hoạch cũng như phương án dự án để có thể thực hiện tốt nhất các mục tiêu phát triển kinh doanh.
Trên thực tế, đó không phải là công việc đơn giản và nó đóng vai trò tương đối quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ công việc cũng như khả năng thấu hiểu, giao tiếp giữa các bên. Chọn đúng thời điểm bắt đầu sẽ giúp đảm bảo kết quả mong muốn.
Khởi nghiệp thường diễn ra dưới hình thức một cuộc họp khởi động dự án để mọi người có thể gặp gỡ, giao lưu và làm quen với nhau. Buổi kickoff sẽ diễn ra sau thời điểm ký kết hợp đồng và hoàn tất các hoạt động đã thỏa thuận giữa các bên.
Đối với các dự án lớn hơn, phần khởi động sẽ bao gồm cả việc giao nhiệm vụ cũng như giao nhiệm vụ cho tất cả những người tham gia. Đặt mục tiêu hướng đến cuối cùng để mọi người hiểu và có hướng đạt được.
2. Những điều cần lưu ý khi tổ chức là gì?
Lập kế hoạch meeting đúng cách
Là người tổ chức cuộc họp, bạn nên là người trực tiếp tham gia và thực hiện các công việc của dự án để hiểu rõ hơn về công việc. Khi bắt đầu quá trình, bạn sẽ có thể thấy rõ tiềm năng thực tế cũng như rủi ro, khả năng thực hiện từng bước, công việc trong tương lai.
Để đảm bảo cuộc họp khởi động thành công, hãy làm việc với các đối tác hiểu dự án, sản phẩm và quy trình của bạn và cùng hướng tới một kết quả chung.
Đảm bảo rằng mọi người trong phiên khởi động đều hiểu những gì họ sẽ làm.
Chọn đúng thời điểm tổ chức meeting
Để đảm bảo hiệu quả của cuộc họp khởi động, bạn có thể tổ chức nhiều cuộc họp để chuẩn bị trước. Tuy nhiên, để xác định được thời điểm kick-off phù hợp nhất, cần phải đề xuất, lựa chọn một buổi chính thức và xác định rõ mục đích, kế hoạch, quy trình.
Thời gian khởi động của dự án có thể thay đổi tùy theo quy mô, độ phức tạp hoặc một số vấn đề khác, nhưng hãy cố gắng khắc phục nếu đó là thời điểm quan trọng để đảm bảo tính hiệu quả của phiên khởi động.
Đừng khiến buổi kick off diễn ra một cách quá cứng nhắc
Trên thực tế, ý nghĩa phổ biến nhất của kickoff là nó là một hoạt động phát triển cho tất cả mọi người. Do đó, chắc chắn không nên bắt đầu cuộc họp bằng một cuộc họp buồn tẻ hoặc nhàm chán.
Cố gắng đưa vào các hoạt động tương tác để mọi người cảm thấy thoải mái trao đổi, thảo luận và thống nhất vui vẻ hơn là nghiêm khắc và nghiêm túc thái quá.
3. Các bước tạo buổi Kick off meeting thành công
Những điều cần chuẩn bị cho buổi kick off là gì?
Nội dung chính được trình bày trong buổi kick-off sẽ là gì? Để nâng cao hiệu quả của buổi khởi động, vui lòng liệt kê chi tiết và gửi trước cho những người tham gia. Tùy theo chi tiết và yêu cầu của dự án, bạn có thể gửi trước 1 hoặc vài ngày. Nội dung của buổi kick-off có thể theo một mốc thời gian rõ ràng như:
- Về dự án
- Mục tiêu và phạm vi của dự án
- Những giai đoạn phát triển
- Ngân sách
- Chất lượng dự án
- Các nhóm tham gia và các bên liên quan
- Kế hoạch truyền thông dự án
- Đánh giá rủi ro.
Bắt đầu
Nên bắt đầu bằng một tiết mục giải trí như ca nhạc hoặc trò chơi ngắn để tạo sự thư giãn, tạo không khí vui vẻ hơn để buổi đạt kết quả tốt nhất.
Đặt ra các quy tắc nền tảng chung để không làm tròn số khi phiên bắt đầu hướng tới kết quả cuối cùng, hạn chế các xung đột tiềm ẩn.
Luôn đảm bảo trình bày rõ ràng lý do của buổi khởi động, nội dung chính cũng như các nội dung thảo luận để các đại biểu nắm được và thực hiện theo đúng kế hoạch đã đề ra.
Dẫn dắt buổi Kick off
Nếu bạn là người lãnh đạo khởi động, vai trò của bạn là dẫn dắt đúng hướng và chỉ đạo khởi động, đảm bảo rằng các vấn đề được giải quyết và đạt được kết quả cuối cùng.
Tổng quan về dự án như mục tiêu, tiến độ, ngân sách,… tất cả những điều quan trọng mà mọi người sẽ thảo luận.
Truyền đạt rõ ràng các kỳ vọng và mức độ hỗ trợ cho tất cả các bên liên quan. Ví dụ, mục tiêu của họ là gì? Họ cần thông tin gì…và tìm cách xây dựng sự đồng thuận cũng như tăng cường tương tác và cộng tác giữa các bên vì sự thành công của các phiên họp và dự án.
Tổng kết buổi
Phần cuối của phiên khởi động nên có phần hỏi đáp để các bên giải đáp thắc mắc và làm rõ thông tin. Đây là một phần rất quan trọng để đảm bảo rằng không có vấn đề liên quan đến sự mơ hồ hoặc hiểu sai trong quá trình thực hiện kế hoạch sau này.
Cuối buổi khởi động cần có báo cáo tóm tắt đảm bảo đầy đủ các thông tin cần thiết bao gồm kế hoạch hành động, người phụ trách cũng như thời hạn thực hiện từng hành động. Và bản tổng hợp này cần được gửi đến tất cả các bên liên quan để mọi người hiểu và thực hiện theo vai trò, nhiệm vụ được giao.
Kết luận
Trên đây là những yếu tố bạn cần biết về khái niệm triển khai dự án kick off cũng như những điều cần lưu ý để đảm bảo buổi kick off diễn ra thành công và đạt được mục tiêu cuối cùng.
