Đối với các cửa hàng bán online, đối soát vận chuyển là vấn đề vô cùng quan trọng để đảm bảo xác nhận giao hàng thành công và thu tiền về. Hiểu về tiêu chí này sẽ giúp chủ kinh doanh hạn chế tối đa rủi ro và quản lý đơn hàng dễ dàng hơn. Vậy đối soát là gì và đâu là những yếu tố chủ kinh doanh cần nhớ để kiểm soát một cách chính xác nhất? Hãy cùng PERU-SCHOOL.COM tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây.
Mục lục
1. Đối soát vận chuyển là gì?
Đối soát vận chuyển (hay còn gọi là đối chiếu vận chuyển) là quá trình so sánh giữa thông tin của nhà vận chuyển và thông tin đặt hàng của khách hàng để xác định xem liệu các thông tin này có khớp nhau hay không. Việc giúp đảm bảo rằng hàng hoá được vận chuyển đúng hẹn và tránh khỏi những sai sót và tranh chấp có thể xảy ra sau khi giao hàng.
Được coi là quá trình đơn vị vận chuyển thanh toán khoản phải thu cho chủ cửa hàng sau khi trừ đi chi phí của đơn hàng hoàn thành trước thời hạn.
Theo đó, công thức tính số tiền quyết toán thông thường sẽ được tính như sau:
Phí kiểm hàng = Tiền gửi cửa hàng trả trước (nếu có) + Phí cửa hàng trả khi trả hàng (nếu có) – Phí giao hàng – Phí bảo hiểm (nếu có) – Phí trả hàng (nếu có) – Phí lưu kho (nếu có) – Phí thay đổi địa chỉ (nếu có) – Phí đồng kiểm (nếu có) + Khuyến mãi (nếu có) – Phí chuyển tiền
2. Những khó khăn mà cửa hàng nào cũng gặp phải
Chậm trễ trong đối soát
Ship COD được coi là một trong những yếu tố mang lại thuận lợi và lợi ích cho khách hàng. Tuy nhiên, đây lại là một vấn đề đáng lo ngại đối với các chủ doanh nghiệp khi họ không thể kiểm soát được nguồn tiền này. Ngoài ra, chủ shop còn phải mất một số tiền (tiền hàng) để giữ với đối tác vận chuyển.
Nếu bán tại cửa hàng, bạn sẽ chủ động được vốn tích lũy và luân chuyển, với COD, bạn có thể phải tạm giữ hàng trong một thời gian nhất định. Khoản tiền hoàn lại sẽ chỉ được trao cho chủ cửa hàng sau khi chủ cửa hàng hoàn tất quy trình xác minh giá bộ sưu tập.
Đặc biệt, nếu không cải thiện quá trình xác minh đối tác vận chuyển, có thể làm gián đoạn hoặc kéo dài thời gian. Đây sẽ là một gánh nặng rất lớn cho các cửa hàng, đặc biệt là các cửa hàng nhỏ.
Sai sót
Đối với một cửa hàng có số lượng đơn hàng lớn, từ vài chục đến vài trăm đơn hàng mỗi ngày, việc kiểm soát hết tình trạng đơn hàng cũng như số lượng là điều thực sự khó khăn.
Đây là lúc một sự tính toán sai, tính thiếu do lỗi của nhà mạng có thể khiến bạn phải trả giá đắt nếu quá bận rộn hoặc chủ quan không kiểm tra lại.
Rủi ro
Có nhiều trường hợp chủ doanh nghiệp giao hàng và khách hàng quen nhau được 1-2 tháng nhưng việc so sánh, đánh giá vẫn còn bỏ ngỏ. Cùng với đó là những vấn đề như mất hàng, đổi hàng hay hư hỏng trong quá trình vận chuyển… khiến chủ kinh doanh thiệt hại một số tiền nhất định.
3. Những điều cần nhớ để kiểm soát đối soát dễ dàng
Lưu trữ file gốc
Điều rất quan trọng là phải có một tệp riêng để lưu trữ tất cả các hóa đơn cũng như thông tin để việc đối chiếu được thực hiện chính xác nhất. Vì PERU-SCHOOL.COM không thể đảm bảo thông tin bạn nhận được từ đối tác vận chuyển là hoàn toàn chính xác nhưng như đã nói ở trên rủi ro là hoàn toàn có thể xảy ra.
Tại đây file được xem như một bản liệt kê toàn bộ các thông tin, trạng thái chi tiết của đơn hàng được gửi cho đơn vị vận chuyển. Đối với những cửa hàng sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để lưu trữ đơn hàng và xử lý đơn hàng vận chuyển, những thông tin này được lưu tự động và cửa hàng của bạn sẽ không cần nhiều thời gian để tổng kết, kiểm kê và lưu trữ. Ngay cả khi số lượng đơn hàng lên tới hàng chục, thậm chí hàng trăm. mỗi ngày.
Còn đối với các cửa hàng đang quản lý theo cách truyền thống thì bạn có thể thống kê trên 1 file excel, tuy nhiên hãy thật cẩn thận, chi tiết và chính xác để đảm bảo không xảy ra bất kỳ vấn đề nào trong quá trình.
Luôn kiểm tra file gửi lại của đối tác vận chuyển
Đây là bước thiết yếu mà cửa hàng nào cũng phải lưu ý để đảm bảo việc đặt hàng chính xác cũng như làm cơ sở so sánh sau này. Đây là thao tác diễn ra sau khi bưu tá xác nhận đơn hàng và chuyển hàng, bên vận chuyển sẽ gửi lại 1 danh sách đơn hàng kèm mã bill cho từng đơn hàng trong file.
Công việc của chủ cửa hàng là kiểm tra cẩn thận từng đơn hàng để đảm bảo tất cả thông tin đều chính xác. Đây là cơ sở đảm bảo cho quá trình giao hàng của bạn cũng như kiểm tra sau này.
Kết luận
Để đạt được kết quả tốt nhất trong việc đối soát vận chuyển, các doanh nghiệp cần phải chú trọng đến việc tuân thủ các quy trình và quy định của pháp luật cũng như tìm hiểu về thị trường và đối tác để có thể áp dụng các giải pháp tiên tiến nhất trong đối soát vận chuyển hàng hóa.
